Resolução CONSU/IFAC nº 11/2021, de 01 de junho de 2021

A PRESIDENTE SUBSTITUTA DO CONSELHO SUPERIOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO ACRE (IFAC), no uso de suas atribuições legais, conferidas pela Lei n° 11.892, de 29 de dezembro de 2008 e Portaria nº 438, de 8 de abril de 2020, publicada no Diário Oficial da União nº 69, de 9 de abril de 2020, seção 2, 

Considerando o deliberado na 14ª Reunião Extraordinária do Conselho Superior, no dia 21 de maio de 2021 e o que consta no inciso III, do art. 9º e no Art. 39, da Resolução CONSU/IFAC n° 045, de 12 de agosto de 2016, que aprova o Regimento Interno do Conselho Superior;

Considerando o art. 15, §2º, do Decreto nº 3.591, de 06 de setembro de 2000, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e dá outras providências;

Considerando a Instrução Normativa CGU/SFC nº 3 de 09 de junho de 2017, que aprova o Referencial Técnico da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal;

Considerando a Instrução Normativa CGU/SFC nº 9, de 9 de outubro de 2018, que dispõe sobre o Plano Anual de Auditoria Interna - PAINT e sobre o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT das Unidades de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal e dá outras providências;

Considerando o que dispõe na Resolução CONSU/IFAC nº 187/2014 que aprova o Estatuto do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre (IFAC);

Considerando o Processo nº 23244.002307/2020-30,

RESOLVE:

Art. 1º  Aprovar, na forma do seu Anexo Único, o Plano Anual de Auditoria Interna para o exercício 2021.

Art. 2º  Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º  Publique-se.

Rio Branco/AC, 01 de junho de 2021.

MARIA LUCILENE BELMIRO DE MELO ACÁCIO

Presidente Substituta do Conselho Superior

ANEXO ÚNICO À RESOLUÇÃO Nº 11/CONSU/IFAC, DE 1º DE JUNHO DE 2021

PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA (PAINT) - EXERCÍCIO 2021

I. INTRODUÇÃO

O Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT para o exercício de 2021, foi elaborado com base na Instrução Normativa CGU/SFC nº 09, de 09 de outubro de 2018, que dispõe sobre o Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT) e sobre o Relatório Anual de Auditoria Interna (RAINT) das unidades de auditoria interna da governamental do Poder Executivo Federal.

Para a sua elaboração (conforme art. 4º da IN CGU/SFC nº 9/2018) foram considerados: a) o planejamento estratégico da instituição, consubstanciado em seu Plano de Desenvolvimento Institucional; b) o entendimento de sua Alta Administração sobre os principais processos institucionais; c) os riscos significativos a que a instituição está exposta no entendimento próprio da Auditoria Interna; d) os resultados dos últimos trabalhos de auditoria, realizados tanto pela Auditoria Interna do IFAC, quanto pela Controladoria Geral da União – CGU e pelo Tribunal de Contas da União – TCU; e) os processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos da Instituição.

Para que o PAINT seja exequível durante todo o ano, também foi considerada a capacidade técnica, operacional e de execução da AUDIN, levando-se em consideração: a) os recursos humanos disponíveis; b) o número de atividades a serem executadas; c) os recursos materiais disponíveis; d) os riscos que podem advir da má execução em alguns dos programas que são desenvolvidos pelo IFAC; e) o tempo necessário para o planejamento dos trabalhos; f) a coleta e análise de dados e aplicação das técnicas apropriadas; g) a leitura e interpretação da legislação pertinente; h) a quantidade da amostra a ser analisada; i) a elaboração das solicitações de auditoria, dos registros das constatações, das notas e dos relatórios de auditoria, com os achados e as respectivas recomendações; e, j) os períodos de capacitações a serem realizadas pelos servidores.

O PAINT foi elaborado de acordo com os quesitos do art. 5º, da referida Instrução Normativa, “In verbis”:

Art. 5º O PAINT conterá, no mínimo:

I       - relação dos trabalhos a serem realizados pela UAIG em função de obrigação normativa, por solicitação da alta administração ou por outros motivos que não a avaliação de riscos, devendo-se, nos dois últimos casos, ser apresentada justificativa razoável para a sua seleção;

II      - relação dos trabalhos selecionados com base na avaliação de riscos;

III     - previsão de, no mínimo, 40 horas de capacitação para cada auditor interno governamental, incluindo o responsável pela UAIG;

IV     - previsão da atividade de monitoramento das recomendações emitidas em trabalhos anteriores e ainda não implementadas pela Unidade Auditada;

V      - relação das atividades a serem realizadas para fins de gestão e melhoria da qualidade da atividade de auditoria interna governamental;

VI     - indicação de como serão tratadas as demandas extraordinárias recebidas pela UAIG durante a realização do PAINT;

VII    - exposição, sempre que possível, das premissas, restrições e riscos associados à execução do Plano de Auditoria Interna; e,

VIII   - apêndice contendo a descrição da metodologia utilizada para seleção dos trabalhos de auditoria com base na avaliação de riscos.

II. DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO ACRE – IFAC

O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre é uma instituição pública federal vinculada ao Ministério da Educação por meio da Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC). Tem sede e foro em Rio Branco, com autonomia administrativa, patrimonial, financeira, didático-pedagógica e disciplinar. É organizado em estrutura multicampi e a administração central é exercida pela Reitoria; as competências das unidades estão definidas no Regimento Geral (disponível em https://portal.ifac.edu.br/resolucao/ano-2016/item/138-resolucao-95-2016.html), ressaltando a proposta orçamentária anual identificada por campus e Reitoria, exceto no que diz respeito a pessoal, encargos sociais e benefícios aos servidores.

O IFAC é composto pela Reitoria e campi Cruzeiro do Sul, Sena Madureira, Rio Branco, Rio Branco Avançado Baixada do Sol, Xapuri e Tarauacá.

Missão: Promover a educação profissional, científica e tecnológica de qualidade, garantindo ações voltadas à formação cidadã no Estado de Acre.

Visão: Ser referência local e regional em educação profissional, científica e tecnológica, contribuindo para o desenvolvimento sustentável.

Valores: Ética e profissionalismo, Equidade e Inclusão, Sustentabilidade e Responsabilidade Socioambiental, Empreendedorismo e Inovação.

II.I. Da estrutura organizacional do IFAC

A estrutura organizacional básica do IFAC (De acordo com o Regimento Geral do IFAC, Resolução n° 27/CONSU/IFAC, de 22 de julho de 2019. Disponível em: https://portal.ifac.edu.br/component/k2/item/351-resolu%C3%A7%C3%A3o-consu-ifac-n%C2%BA-27-2019.html) é composta por:

II.I.I. Órgãos Deliberativos e Consultivos (Conselho Superior; Colégio de Dirigentes; Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão; Conselho de Campus; Colegiados de Cursos; Conselhos de Classe; Comitê de Ensino; Comitê Gestor de Tecnologia da Informação – CGTI; e Comitê Gestor de Segurança da Informação e Comunicação).

II.I.II. Órgãos Executivos e de Administração Geral (Gabinete da Reitoria; Assessoria Especial da Reitoria; Pró-Reitoria de Administração; Pró-Reitoria de Ensino; Pró-Reitoria de Pesquisa, Inovação e Pós-Graduação; Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional; Pró-Reitoria de Extensão; Diretoria Sistêmica de Comunicação; Diretoria Sistêmica de Gestão de Pessoas; Diretoria Sistêmica de Gestão de Tecnologia da Informação; Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil; Editora IFAC; Diretorias Gerais dos Campi).

II.I.III. Órgãos de Controle e Assessoramento (Ouvidoria; Auditoria Interna; Procuradoria Federal; Comissão Própria de Avaliação – CPA; Comissão Permanente de Pessoal Docente – CPPD; Comissão Interna de Supervisão de Plano de Cargos e Carreira dos Técnicos Administrativos em Educação – CIS-PCCTAE; Comissão de Ética Pública; Comissão Permanente de Processos Disciplinares – CPPAD; Núcleo Docente Estruturante – NDE; Comissão Permanente de Processos Seletivos para Estudantes – COPRE; e Comissão central e local para análise e validação do plano individual de trabalho e relatório individual de trabalho).

III. DA AUDITORIA INTERNA DO IFAC

A Auditoria Interna do IFAC (AUDIN/IFAC) é um órgão pertencente à terceira linha de defesa dos controles internos, responsável por fortalecer a gestão e racionalizar as ações de controle, estando vinculada administrativamente ao Conselho Superior do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre (conforme Organograma do IFAC, disponível no site: https://portal.ifac.edu.br/organograma.html) e se sujeitando à orientação normativa e supervisão técnica do Órgão Central e dos órgãos setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, nos termos do art. 15, “caput” e § 3º, ambos do Decreto nº 3.591/2002.

A missão da Auditoria Interna do IFAC (AUDIN/IFAC) é auxiliar o IFAC a alcançar seus objetivos e aprimorar suas operações, adotando, para tanto, uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.

Seu propósito é agregar valor estratégico ao IFAC, aumentar e proteger os valores organizacionais já existentes, fornecendo serviços de avaliação, assessoria e aconselhamento baseados em risco.

III.I.  Do quadro de servidores da Auditoria Interna do IFAC

Atualmente a Auditoria Interna é composta por 01 (um) Auditor-Chefe, 01 (um) Coordenador de Controle Interno, 01 (um) Coordenador de Análise de Processos e Auditores Internos.

Todos os servidores da Auditoria Interna estão lotados na Reitoria do IFAC, sendo sua equipe composta pelos seguintes membros:

Tabela 1: Servidores que compõem a Auditoria Interna.

III.II. Da previsão de capacitação da equipe de Auditoria Interna do IFAC

Dispõe o artigo 5º, parágrafo único, da Instrução Normativa CGU nº 09, de 09 de outubro de 2018 que:

Art. 5º (...)

Parágrafo único. As ações de capacitação e participação em eventos previstas no PAINT devem estar em consonância com as atividades de auditoria, de acordo com o seu caráter multidisciplinar e a atuação profissional dos auditores.

Vale salientar que as ações de capacitação dos auditores internos também encontram respaldo em Acórdãos do TCU, consoante infra transcrito:

Assunto: AUDITORIA. DOU de 12.12.2013, S. 1, ps. 148 e 149. Ementa: recomendação à UFMS para que, com vistas ao saneamento das falhas verificadas e à melhoria da gestão:

a)     promova treinamentos para a atualização dos auditores internos em técnicas de auditorias baseadas em gestão de riscos e análise de controles internos administrativos, de modo a provocar a melhoria da gestão;

b)     estabeleça política de desenvolvimento profissional contínuo de forma que os auditores internos se atualizem, desenvolvam-se e mantenham os conhecimentos e habilidades necessários para o exercício de suas atribuições (itens 9.2.3 e 9.2.4, TC-021.838/2013-5, Acórdão nº 3.382/2013-Plenário).

Assim, o treinamento e a constante reciclagem quanto aos procedimentos e técnicas de auditoria são de significativa importância não só para a qualificação da própria equipe, mas, sobretudo, para que os resultados dos trabalhos realizados contribuam de forma efetiva para o alcance dos objetivos institucionais e programas de governo sob responsabilidade do IFAC.

Importa informar que a AUDIN/IFAC não possui um plano permanente de capacitação de seus auditores. Sendo assim, as ações de capacitação da Auditoria Interna foram incluídas no Plano de Desenvolvimento de Pessoas do IFAC para o exercício 2021, a fim de aperfeiçoar o desempenho da equipe mediante aprimoramento de métodos e técnicas de auditoria, tornando suas atividades mais eficazes e eficientes.

Para estabelecer os eventos de capacitação, foram consideradas as competências necessárias ao desenvolvimento das atividades de auditoria previstas neste plano. Dessa forma, dentre as necessidades de capacitação, destacam-se as ações mínimas necessárias ao cumprimento do PAINT:

Tabela 2: Eventos de capacitação dos servidores da AUDIN/IFAC.

* Fórum Técnico das Auditorias do Ministério da Educação (FONAITec): trata em sua essência da Capacitação Técnica dos Integrantes das Auditorias Internas do Ministério da Educação. Esse evento efetiva sua missão, que é promover a capacitação, o valor e disseminar o papel do Auditor Interno no âmbito das instituições federais de ensino, por meio de cursos, fóruns, apresentação de artigos e de experiências, estabelecendo assim a qualificação desse profissional e o intercâmbio de ideias em assuntos referentes à atividade de Auditoria Interna. O evento é organizado pela Associação Nacional dos servidores Integrantes das Auditorias Internas do Ministério da Educação - FONAI-Mec.

** Instituto dos Auditores Internos do Brasil – IIA: O IIA Brasil oferece uma ampla diversidade de cursos e, em todos eles, o foco é a formação, o desenvolvimento e a certificação dos profissionais de Auditoria Interna, além da preparação técnica para atender às expectativas do mundo corporativo.

***Congresso Brasileiro de Auditoria e Controle Interno (COBACI): evento destinado a Auditores, Controladores, Gestores Públicos e demais profissionais interessados em governança, gestão de risco, controle interno, integridade e compliance. O evento é patrocinado pela União Nacional dos Auditores do Ministério da Educação – UNAMEC, que é uma entidade civil de direito privado sem fins lucrativos representativa dos auditores pertencentes ao Plano de Carreira dos Cargos Técnico-Administrativos em Educação (PCCTAE).

Tanto o FONAI-Tec quanto o COBACI são eventos que abordam com grande propriedade assuntos relacionados às Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, tendo normalmente entre seus expositores, membros da CGU, TCU, MP etc. Somam-se a isso os baixos custos dos eventos quando comparados a outros similares.

Importante ressaltar que em respeito ao Art. 5º, III, da IN CGU nº 09/2018, cada auditor lotado na AUDIN/IFAC participará dos eventos de capacitação de forma que o somatório das horas ao final computadas seja de, no mínimo, 40 horas/aula durante o exercício.

Por fim, destacamos que os eventos de capacitação poderão sofrer alterações (mediante revisão do PDP/IFAC 2021), ou ainda, não serem realizados, haja vista a possibilidade de restrição orçamentária e financeira (devido ao panorama atual), a não aprovação do evento pela Alta Gestão do IFAC ou pelo Conselho Superior, entre outros.

IV.    DOS TRABALHOS A SEREM REALIZADOS

Nesta seção apresentam–se os trabalhos definidos como prioritários, dividindo-os segundo quatro critérios: 1) caráter obrigatório estabelecido em normas; 2) solicitação formal pela Alta Administração do IFAC; 3) por motivos diversos aos já expostos; e, 4) com base em avaliação de riscos.

IV.I. Dos trabalhos a serem realizadas em função de obrigação normativa

Nesta seção estão consignados os trabalhos que visam a atender às normas. Dessa forma, estão planejadas para o exercício de 2021 (janeiro a dezembro) 08 (oito) ações de auditoria:

Tabela 3: Trabalhos realizados em função de obrigação normativa.

IV.II. Dos trabalhos a serem realizados por solicitação da alta administração do IFAC

Até o envio desse PAINT à CGU, não houve solicitação de trabalhos pela Alta Administração do IFAC.

IV.III. Dos trabalhos a serem realizados por motivos diversos

Cumpre informar que por meio do Ofício Circular nº 181/2018GAB DS/DS/SFC-CGU, enviado em 07/01/2019, a CGU, comunicando sobre o Acórdão nº 1178/2018 – TCU Plenário, orientou às auditorias internas dos institutos federais o seguinte:

9.5.1 incluírem em seus planos anuais de atividades, por pelo menos quatro exercícios, trabalhos específicos para verificar:

9.5.1.1.      cumprimento pela própria IFES ou IF dos requisitos relativos à transparência nos relacionamentos com fundações de apoio referidos acima; e

9.5.1.2.      cumprimento pelas fundações de apoio credenciadas ou autorizadas pela IFES/IF dos requisitos relativos à transparência citados acima.

9.5.2. incluírem no conteúdo dos relatórios de gestão anuais das IFES e IF, por pelo menos quatro exercícios, no item geral "Atuação da unidade de auditoria interna" da seção "Governança, Gestão de Riscos e Controles Internos", as conclusões dos trabalhos específicos referidos no subitem 9 5,1, acima, sobre o grau de implementação de cada um dos requisitos de transparência explicitados acima, tanto por parte da própria fundação de apoio quanto por parte da instituição apoiada; "

Orientou ainda que tal inclusão se desse após planejamento baseado em análise de riscos, oportunidade em que a AUDIN avaliaria a pertinência de incluir ou não no PAINT o disposto no referido acórdão.

Dessa forma, as avaliações sugeridas no Ofício Circular nº 181/2018/GAB/DS/SFC-CGU, enviado em 07/01/2019, comunicando sobre o Acórdão nº 1178/2018 – TCU Plenário, foram executadas pela AUDIN/IFAC no exercício de 2020 como resultado de aplicação de metodologia de seleção dos trabalhos com base em fatores de risco (Relatório de Auditoria nº 003/2020, disponível em: https://portal.ifac.edu.br/component/k2/itemlist/category/34.html?Itemid=696).

Por fim, ressaltamos que os trabalhos de avaliação sobre os requisitos relativos à transparência citados acima também deveriam ser incluídos no PAINT do exercício 2021, em atendimento ao disposto no item 9.5.1 do Acórdão nº 1.178/2018 – TCU. No entanto, apesar da Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da Ciência e Tecnologia (FACTO) permanecer atuando junto ao IFAC, não será possível realizar essa avaliação no ano de 2021 tendo em vista a inexistência de projetos nesse momento.

IV.IV. Dos trabalhos a serem realizados com base na avaliação de riscos

Após a análise dos fatores de riscos de todo o universo auditável, objeto do presente plano, aos processos elencados pela Alta Gestão ainda foram aplicados, em caráter complementar, os seguintes critérios: 1) Prioridade para os processos considerados de risco mais elevado; 2) Prioridade para os temas ainda não auditados; 3) Rodízio entre os macroprocessos.

Dessa forma, considerando ainda a atual força de trabalho, a AUDIN/IFAC resolveu selecionar os temas descritos nos itens 34, 43, 45, 46 e 47, da Tabela 06 (matriz de riscos), constante no apêndice desse documento para a realização de auditorias no exercício de 2021 (no período de Janeiro a Dezembro). Vejamos:

V.     PREVISÃO DE MONITORAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES

A Auditoria Interna, de acordo com a Instrução Normativa CGU/SFC nº 3, de 09 de junho de 2017 e a Instrução Normativa CGU/SFC nº 13, de 6 de maio de 2020 é responsável por monitorar o cumprimento das recomendações emitidas por suas equipes, bem como por acompanhar o atendimento das provenientes do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União (CGU) e do Tribunal de Contas da União (TCU).

As recomendações oriundas da AUDIN/IFAC são monitoradas eletronicamente por meio do software gratuito RedMine disponível no site: http://projetos.ifac.edu.br/projects/audin-controle-das-recomendacoes/issues?query_id=7.

Quanto as recomendações ou determinações expedidas pela Controladoria-Geral da União (CGU) e pelo Tribunal de Contas da União (TCU), a AUDIN/IFAC monitora o cumprimento destas através dos sistemas eletrônicos disponibilizados pelos próprios órgãos de controle, como o e-Aud/CGU (https://eaud.cgu.gov.br/), o e-pessoal: módulo indícios/TCU (https://portal.tcu.gov.br/fiscalizacao-de-pessoal/home/) e o Conecta/TCU (https://portal.tcu.gov.br/carta-de-servicos/detalhe.htm?cod=11).

Para o exercício de 2021 a AUDIN dedicará a carga horária de 200 (duzentas) horas para o monitoramento das recomendações emitidas em trabalhos anteriores e ainda não implementadas, conforme determina o inciso IV, do art. 5º da IN CGU nº 09/2018.

VI.    DAS ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS PARA FINS DE GESTÃO E MELHORIA DA QUALIDADE DA ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA GOVERNAMENTAL

De acordo com a IN-CGU nº 3, de 9 de junho de 2017, a gestão de qualidade promove uma cultura que resulta em comportamentos, atitudes e processos que proporcionam a entrega de produtos de alto valor agregado, atendendo às expectativas das partes interessadas.

Para atender a esse preceito, ainda segundo o mesmo normativo, a AUDIN/IFAC deve instituir e manter um Programa de Gestão e Melhoria de Qualidade (PGMQ) que contemple toda a atividade de auditoria interna governamental, desde o seu gerenciamento até o monitoramento das recomendações emitidas, tendo por base os requisitos estabelecidos pela IN-CGU nº 3/2017, os preceitos legais aplicáveis e as boas práticas nacionais e internacionais relativas ao tema.

Ressalta que a Minuta do Programa de Gestão e Melhoria de Qualidade (PGMQ) foi aprovada pelo Conselho Superior na 32ª Reunião Ordinária ocorrida em 25/09/2020 (mediante o Processo SEI nº 23244.000249/2020-18). A referida minuta foi publicada no Boletim Ordinário nº 69 (Disponível em: https://portal.ifac.edu.br/editais/media/boletins/Boletim_Ano_X_69_2020.pdf), em 16/10/2020, por meio da Resolução/CONSU/IFAC nº 29/2020 que entrará em vigor em 01/12/2020.

A AUDIN/IFAC dará início às atividades previstas no PGMQ em 2021.

VII.   DO TRATAMENTO DAS DEMANDAS EXTRAORDINÁRIAS

Eventualmente, é possível que durante a execução do PAINT possam surgir demandas extraordinárias advindas, principalmente, de solicitação expressa da alta gestão ou do Conselho Superior do IFAC.

Para essas demandas, não previstas no PAINT, será utilizado o juízo de admissibilidade por parte do Auditor Chefe, que deverá ponderar acerca da possibilidade de atendimento durante o exercício, levando em consideração critérios como: a) disponibilidade de horas técnicas; b) se há tempo hábil para finalização da demanda até o fim do exercício; c) tempo para planejamento dos trabalhos, leitura e interpretação dos normativos; d) recursos humanos e materiais envolvidos; e) acesso a sistemas de informações; ou f) quaisquer outros motivos que possam impactar na condução e andamentos dos trabalhos anteriormente planejados.

Caso haja deferimento, o Auditor Chefe responderá formalmente a solicitação e expedirá Ordem de Serviço (OS) para a execução da Auditoria Especial, destacando o auditor responsável pela ação, bem como, se necessário, a equipe com a qual desenvolverá o trabalho, o tipo de ação a ser desenvolvida, a natureza dos trabalhos e seu cronograma. Ao final, ainda comunicará ao Conselho Superior e o(a) Reitor(a) sobre o resultado dos trabalhos por meio do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT.

Em caso de indeferimento, pelos motivos já expostos acima, o auditor chefe responderá formalmente sobre a impossibilidade de atendimento, informando que a demanda poderá ser incluída no PAINT do exercício seguinte.

VIII.  DOS RISCOS ASSOCIADOS À EXECUÇÃO DO PAINT

Durante a execução do PAINT é possível que ocorram eventos capazes de comprometer a realização das ações planejadas para o exercício. Dessa forma, ao longo do exercício, os trabalhos elencados nesse PAINT poderão sofrer alterações ou não serem executados na ocorrência dos seguintes riscos:

Tabela 4: Riscos associados a execução do PAINT.

Ressalta que todos os riscos são capazes de ocorrer e, caso ocorram, cabe a AUDIN estabelecer meios para mitigar os seus impactos.

No entanto, os únicos riscos que a AUDIN/IFAC ainda é capaz de mitigar (possuindo outros meios para contorna-los) são os descritos no número 1 e 4.

IX.    APÊNDICE - METODOLOGIA UTILIZADA PARA A SELEÇÃO DOS TRABALHOS COM BASE EM AVALIAÇÃO DE RISCOS

A IN SFC Nº 3, de 2017, estabelece que os trabalhos que comporão o plano de auditoria sejam definidos com base em riscos, mas não define uma forma única de fazê-lo, cabendo à AUDIN, de acordo com suas especificidades, estabelecer a metodologia mais adequada para a sua organização.

Para esclarecer o tema, o Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União (CGU) editou o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, o qual destaca três maneiras de se realizar a seleção dos trabalhos com base em riscos: 1) Seleção dos trabalhos com base na avaliação de riscos realizada pela Unidade Auditada; 2) Seleção dos trabalhos com base na avaliação de riscos da Unidade de Auditoria Interna Governamental; 3) Seleção dos trabalhos com base em fatores de riscos.

Inicialmente, o planejamento seria construído com base na AVALIAÇÃO DE RISCOS REALIZADA PELAS UNIDADES A SEREM AUDITADAS que teria como norte a Política de Gestão Riscos implementada pelo IFAC - PORTARIA Nº 1065 DE 20 DE JULHO DE 2018 (Publicada no Boletim Extraordinário, em 27/07/2018, Ano VIII, nº 51 - https://portal.ifac.edu.br/editais/media/boletins/Boletim_Ano_VIII_51_2018.pdf). No entanto, a referida política informa, em seu artigo 6º, § 2º que “o Manual de Gestão de Riscos do IFAC será elaborado pela PRODIN e disciplinará sobre os elementos imprescindíveis que deverão constar no Plano de cada área” e em seu artigo 8º, caput, que “a operacionalização da Gestão de Riscos deverá ser descrita pela Metodologia de Gestão de Riscos do IFAC, que constará em Manual a ser elaborado pela PRODIN (...)”, porém, até a finalização desse PAINT o referido manual não havia sido elaborado pela Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional, inviabilizando tal alternativa. Vale ressaltar ainda que sequer foram oferecidos cursos/oficinas sobre o tema aos gestores e, tampouco, houve reunião do Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles Internos (CGGRC) para discussão do tema.

Posteriormente, o planejamento deveria ser com base na AVALIAÇÃO DE RISCOS REALIZADA PELA AUDITORIA INTERNA DO IFAC. No entanto, não foi possível, por três motivos: 1º) não conseguimos dar início ao nosso Planejamento de Avaliação do Controle Interno do IFAC (https://portal.ifac.edu.br/images/conteudo/documentos/plan_avaliacao_ci.pdf), tendo em vista a falta de recursos humanos para a execução dos trabalhos; 2º)  o trabalho sendo executado se estenderá por mais de um exercício; 3º) As unidades auditadas ainda não possuem um processo formal de mapeamento e gerenciamento de riscos, frustrando ainda mais o trabalho da Auditoria Interna.

Diante da impossibilidade de seleção dos trabalhos pelas duas alternativas anteriores, a AUDIN/IFAC resolveu criar sua própria matriz de riscos, seguindo a terceira opção. Sendo assim, os trabalhos de auditoria foram selecionados com base na AVALIAÇÃO DOS FATORES DE RISCOS, conforme autoriza o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal na pág. 53, itens 4.1.4 e 4.1.4.3.

A respeito, o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal orienta que uma outra forma de selecionar ou priorizar os trabalhos de auditoria com base em riscos, ainda que indiretamente, seria associar os objetos de auditoria à fatores riscos. Esse método costuma ser executado fundamentalmente em dois estágios: 1º) definição dos fatores de risco; e 2º) mapeamento dos objetos (temas) passíveis de serem auditados.

Para a definição dos OBJETOS/TEMAS, primeiramente, a Auditoria Interna consultou o PDI/IFAC 2020-2024 (disponível no site https://portal.ifac.edu.br/pdi.html). Por meio deste documento foi possível identificar 09 (nove) MACROPROCESSOS principais, que auxiliam a instituição a alcançar seus objetivos. Sendo:

- 03 (três) macroprocessos finalísticos: 1) Ensino, 2) Pesquisa, e 3) Extensão;

- 06 (seis) macroprocessos de suporte: 1) Gestão Administrativa; 2) Gestão da Tecnologia da Informação; 3) Gestão de Pessoas; 4) Desenvolvimento Institucional; 5) Comunicação, e 6) Assistência Estudantil.

Posteriormente, em atenção ao que dispõe a Seção II, da Instrução Normativa CGU/SFC nº 3, de 9 de junho de 2017, que aprova o Referencial Técnico da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, por meio do Processo SEI nº 23244.000489/2020-12, a AUDIN/IFAC encaminhou o Ofício nº 53/2020/AUDIN/CONSU-IFAC aos gestores das unidades auditadas com o objetivo de solicitar “informações sobre suas expectativas e obter entendimento dos principais processos e dos riscos associados”.

Importante mencionar que o prazo inicial para manifestação era até 15/09/2020, sendo prorrogado uma única vez até 15/10/2020 (Ofício nº 55/2020/AUDIN/CONSU-IFAC). Somente não responderam a essa solicitação da Auditoria Interna os seguintes setores/unidades: Diretoria Sistêmica de Comunicação e Pró-Reitoria de Ensino.

A partir daí e também pelo levantamento das ações de auditoria realizadas em anos anteriores foram obtidos os principais temas/objetos passíveis de serem auditados.

Os FATORES DE RISCO, por sua vez, são empregados para identificar a importância relativa das condições e eventos que poderiam afetar adversamente a organização, podendo ser quantitativos (que podem ser mensurados) ou qualitativos (que possuem certo grau de subjetividade). Não existe uma regra única para essa definição, mas a AUDIN/IFAC definiu os fatores de risco que considerou mais adequados à realidade da Unidade Auditada.

Dessa maneira, a fim de selecionar e priorizar os trabalhos de auditoria com base em riscos, ainda que indiretamente, foram adotados os seguintes fatores de riscos: MATERIALIDADE, RELEVÂNCIA E CRITICIDADE (Tempo e Falhas).

Quanto à MATERIALIDADE, refere-se ao montante de recursos orçamentários ou financeiros alocados para uma determinada área. Levou-se em consideração: 1º)  a Previsão Orçamentária descrita no Plano de Desenvolvimento Institucional do IFAC – PDI/IFAC 2020-2024 (disponível no site https://portal.ifac.edu.br/pdi.html); 2°) o Plano de Distribuição Orçamentária – PDO (Pág. 175 do PDI/IFAC 2020-2024. Foi considerada a proposta orçamentária e sua execução para determinação do fator, ou seja, quanto maior fosse o volume de recursos orçamentários envolvidos, maior seria o fator.

Ocorre que no PDI/IFAC 2020-2024 os recursos financeiros previstos não estavam separados por eixo temático ou área estratégica, mas sim, por natureza de despesa (Pessoal, Custeio e Investimento).

Igualmente, em 30/09/2020, por meio do Processo SEI nº 23244.001031/2020-72, a AUDIN/IFAC encaminhou o Ofício nº 58/2020/AUDIN/CONSU-IFAC à PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL solicitando que encaminhasse o Plano de Distribuição Orçamentária – PDO (descrito na pág. 175 do PDI 2020-2024). No entanto, nenhuma resposta nos foi enviada pelo setor.

Dessa forma, a AUDIN/IFAC tentou enumerar a materialidade de acordo com as despesas já realizadas pelo IFAC no exercício de 2020, utilizando-se a planilha com o orçamento das despesas (Disponível no site: http://www.portaldatransparencia.gov.br/download-de-dados/orcamento-despesa. Acesso em: 05/10/2020), ou seja, para cada elemento de despesa descrito procuramos verificar o quanto do orçamento já foi realizado. A avaliação considerou as seguintes pontuações: (1) De R$ 0,00 a R$ 1.000.000,00; (2) De R$ 1.000.000,01 a R$ 10.000.000,00; (3) De R$ 10.000.000,01 a R$ 20.000.000,00; (4) De R$ 20.000.000,01 a R$ 50.000.000,00; (5) Acima de R$ 50.000.000,00.

Quanto à RELEVÂNCIA, relaciona-se com a importância do processo no âmbito do IFAC, sob o ponto de vista do interesse público. Levou-se em consideração se o processo tem relação com o Plano Estratégico da Instituição. A avaliação considerou as seguintes pontuações: (1) atividade coadjuvante; ou (5) atividade relacionada à sua missão.

Esse critério está voltado às políticas da instituição, sendo possível neste caso utilizar como base o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI, que de acordo com o “caput” do artigo 2º do Decreto Federal nº 7.423, de 31 de dezembro de 2010, é o instrumento pelo qual as IFES estabelecem seus programas, projetos, atividades e operações que levem à melhoria mensurável das sua condições para o cumprimento eficiente e eficaz de sua missão. “In verbis”:

Art. 2º  Para os fins deste Decreto, entende-se por desenvolvimento institucional os programas, projetos, atividades e operações especiais, inclusive de natureza infraestrutural, material e laboratorial, que levem à melhoria mensurável das condições das IFES e demais ICTs, para o cumprimento eficiente e eficaz de sua missão, conforme descrita no Plano de Desenvolvimento Institucional, vedada, em qualquer caso, a contratação de objetos genéricos, desvinculados de projetos específicos.

O artigo 4º da IN/CGU 09/2018, guarda harmonia com esta definição de desenvolvimento institucional. Vejamos:

Art. 4º Na elaboração do PAINT, a UAIG deverá considerar o planejamento estratégico da Unidade Auditada, as expectativas da alta administração e demais partes interessadas, os riscos significativos a que a Unidade Auditada está exposta e os processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos da Unidade Auditada.

Quanto à CRITICIDADE, trata-se da composição dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das fraquezas, dos pontos de controle com riscos latentes, etc. Por sua vez, foi dividida em dois subcritérios: a) Intervalo de TEMPO entre a última auditoria realizada e o momento do planejamento. A avaliação considerou as seguintes pontuações: (1) menos de 12 meses; (2) de 12 a 24 meses; (3) de 25 a 36 meses; (4) de 37 a 48 meses; (5) mais de 48 meses; b) FALHAS (fragilidades ou inconformidades) constatadas em auditorias já realizadas pela CGU, pelo TCU ou pela AUDIN. A avaliação considerou as seguintes pontuações: (1) sem falhas; (3) falhas constatadas pela AUDIN; (5) falhas constatadas pela CGU ou TCU.

Após a definição dos fatores de riscos, foi realizada a pontuação de cada tema. Em seguida,  realizamos a contabilização do resultado estabelecendo o grau de risco (média entre os fatores) de cada tema, para que os trabalhos de auditoria fossem ordenados de modo que aqueles que recebessem maior “nota” fossem considerados prioritários, de acordo com o artigo 3º, “caput “, da IN nº 09/2018. Vejamos:

Tabela 5: Média x Grau de Risco

Observa-se, de acordo com a tabela acima, que quanto maior é o resultado, maior será o grau de risco. Dessa forma, os temas prioritários foram classificados como críticos, seguidos por alto, médio e baixo.

A tabela a seguir detalha os macroprocessos, seus temas e o grau de risco:

Tabela 6: Matriz de Risco.

Conforme a tabela 3, dos 47 (quarenta e sete) temas, 19 (dezenove) foram classificados como risco ALTO e 28 (vinte e oito) temas foram classificados como risco MÉDIO. Não tivemos nenhum classificado como grau de risco BAIXO. Devido a sua atual força de trabalho, a AUDIN não tem condições de realizar avaliação em todos esses temas, deixando assim, a avaliação da pertinência de execução dos mesmos para os próximos exercícios, se não houverem mudanças.

Ademais, para a seleção dos trabalhos, a AUDIN/IFAC aplicou ainda, em caráter complementar, os seguintes critérios: 1) Prioridade para os processos considerados de risco mais elevado; 2) Prioridade para os temas ainda não auditados; 3) Rodízio entre os macroprocessos.

Desta forma, os temas selecionados para serem auditados em 2021 se encontram descritos no item IV.IV desse relatório.

Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço da data 01/06/2021.