Resolução CONSU/IFAC nº 62/2022, de 28 de março de 2022

A PRESIDENTE DO CONSELHO SUPERIOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO ACRE (IFAC), no uso de suas atribuições legais, conferidas pela Lei n° 11.892, de 29 de dezembro de 2008 e pelo Decreto Presidencial de 28 de setembro de 2020, publicado no DOU nº 187, seção 2, página 1, de 29/09/2020, 

Considerando o deliberado na 40ª Reunião Ordinária do Conselho Superior, no dia 25 de março de 2022;

Considerando o que consta no inciso III, do artigo 9º e no artigo 39 da Resolução CONSU/IFAC n° 045, de 12 de agosto de 2016, que aprova o Regimento Interno do CONSU;

Considerando o Processo nº 23244.007248/2021-77,

RESOLVE:

Art. 1º  Aprovar, na forma do Anexo, o Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT) do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre – IFAC para o exercício 2022.

Art. 2º  Revogar a Resolução CONSU/IFAC nº 53, de 3 de fevereiro de 2022.

Art. 3º  Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Rio Branco/AC, 28 de março de 2022.

ROSANA CAVALCANTE DOS SANTOS

Presidente do Conselho Superior

ANEXO À RESOLUÇÃO CONSU/IFAC Nº 62, DE 28 DE MARÇO DE 2022

PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA (PAINT) - EXERCÍCIO 2022

I. INTRODUÇÃO

O Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT para o exercício de 2022, foi elaborado com base na Instrução Normativa CGU/SFC nº 5, de 27 de agosto de 2021, que dispõe sobre o Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT) e sobre o Relatório Anual de Auditoria Interna (RAINT) das unidades de auditoria interna da governamental do Poder Executivo Federal.

O PAINT foi elaborado de acordo com os quesitos do art. 3 º e 4º, da referida Instrução Normativa, “In verbis”:

Art. 3º O PAINT deve ser elaborado com a finalidade de definir os trabalhos prioritários a serem realizados no período objeto do plano, devendo considerar:

I - o planejamento estratégico e as expectativas da alta administração da unidade auditada e demais partes interessadas;

II - os riscos significativos a que a unidade auditada está exposta e os seus processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos;

III - a complexidade do negócio, a estrutura e outros fatores da unidade auditada;

IV - a estrutura e os recursos humanos, logísticos e financeiros disponíveis na unidade de auditoria interna governamental.

Art. 4º O PAINT deve estabelecer uma previsão realista das atividades a serem realizadas no período, contendo, no mínimo:

I - relação dos serviços de auditoria a serem realizados pela UAIG, com informações sobre:

(a) o tipo de serviço (avaliação, consultoria ou apuração);

(b) o objeto;

(c) o objetivo;

(d) datas previstas de início e conclusão;

(e) carga horária prevista; e

(f) a origem da demanda;

II - previsão de alocação da força de trabalho, nas seguintes categorias:

(a) serviços de auditoria;

(b) capacitação;

(c) monitoramento das recomendações emitidas em trabalhos anteriores e ainda não implementadas;

(d) gestão e melhoria da qualidade da atividade de auditoria interna governamental;

(e) levantamento de informações para órgãos de controle interno ou externo;

(f) gestão interna; e

(g) demandas extraordinárias recebidas pela UAIG durante a realização do PAINT.

II. DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO ACRE – IFAC

O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre é uma instituição pública federal vinculada ao Ministério da Educação por meio da Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC). Tem sede e foro em Rio Branco, com autonomia administrativa, patrimonial, financeira, didático-pedagógica e disciplinar. É organizado em estrutura multicampi e a administração central é exercida pela Reitoria; as competências das unidades estão definidas no Regimento Geral (disponível em https://portal.ifac.edu.br/resolucao/ano-2016/item/138-resolucao-95-2016.html), ressaltando a proposta orçamentária anual identificada por campus e Reitoria, exceto no que diz respeito a pessoal, encargos sociais e benefícios aos servidores.

O IFAC é composto pela Reitoria e campi Cruzeiro do Sul, Sena Madureira, Rio Branco, Rio Branco Avançado Baixada do Sol, Xapuri e Tarauacá.

Missão: Promover a educação profissional, científica e tecnológica de qualidade, garantindo ações voltadas à formação cidadã no Estado de Acre.

Visão: Ser referência local e regional em educação profissional, científica e tecnológica, contribuindo para o desenvolvimento sustentável.

Valores: Ética e profissionalismo, Equidade e Inclusão, Sustentabilidade e Responsabilidade Socioambiental, Empreendedorismo e Inovação.

II.I. Da estrutura organizacional do IFAC

A estrutura organizacional básica do IFAC (De acordo com o Regimento Geral do IFAC, Resolução n° 27/CONSU/IFAC, de 22 de julho de 2019. Disponível em: https://www.ifac.edu.br/orgaos-colegiados/conselhos/consu/resolucoes/2019/resolucoes-2019) é composta por:

II.I.I. Órgãos Deliberativos e Consultivos (Conselho Superior; Colégio de Dirigentes; Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão; Conselho de Campus; Colegiados de Cursos; Conselhos de Classe; Comitê de Ensino; Comitê Gestor de Tecnologia da Informação – CGTI; e Comitê Gestor de Segurança da Informação e Comunicação).

II.I.II. Órgãos Executivos e de Administração Geral (Gabinete da Reitoria; Assessoria Especial da Reitoria; Pró-Reitoria de Administração; Pró-Reitoria de Ensino; Pró-Reitoria de Pesquisa, Inovação e Pós-Graduação; Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional; Pró-Reitoria de Extensão; Diretoria Sistêmica de Comunicação; Diretoria Sistêmica de Gestão de Pessoas; Diretoria Sistêmica de Gestão de Tecnologia da Informação; Diretoria Sistêmica de Assistência Estudantil; Editora IFAC; Diretorias Gerais dos Campi).

II.I.III. Órgãos de Controle e Assessoramento (Ouvidoria; Auditoria Interna; Procuradoria Federal; Comissão Própria de Avaliação – CPA; Comissão Permanente de Pessoal Docente – CPPD; Comissão Interna de Supervisão de Plano de Cargos e Carreira dos Técnicos Administrativos em Educação – CIS-PCCTAE; Comissão de Ética Pública; Comissão Permanente de Processos Disciplinares – CPPAD; Núcleo Docente Estruturante – NDE; Comissão Permanente de Processos Seletivos para Estudantes – COPRE; e Comissão central e local para análise e validação do plano individual de trabalho e relatório individual de trabalho).

III. DA AUDITORIA INTERNA DO IFAC

A Auditoria Interna do IFAC (AUDIN/IFAC) é um órgão pertencente à terceira linha de defesa dos controles internos, responsável por fortalecer a gestão e racionalizar as ações de controle, estando vinculada administrativamente ao Conselho Superior do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Acre (conforme Organograma do IFAC, disponível no site: https://portal.ifac.edu.br/organograma.html) e se sujeitando à orientação normativa e supervisão técnica do Órgão Central e dos órgãos setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, nos termos do art. 15, “caput” e § 3º, ambos do Decreto nº 3.591/2002.

A missão da Auditoria Interna do IFAC (AUDIN/IFAC) é auxiliar o IFAC a alcançar seus objetivos e aprimorar suas operações, adotando, para tanto, uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.

Seu propósito é agregar valor estratégico ao IFAC, aumentar e proteger os valores organizacionais já existentes, fornecendo serviços de avaliação, assessoria e aconselhamento baseados em risco.

III.I.  Do quadro de servidores da Auditoria Interna do IFAC

Atualmente a Auditoria Interna é composta por 01 (um) Auditor Chefe, 01 (um) Coordenador de Controle Interno, 01 (um) Coordenador de Análise de Processos e um Auditor Interno.

Todos os servidores da Auditoria Interna estão lotados na Reitoria do IFAC, sendo sua equipe composta pelos seguintes membros:

Tabela 1: Servidores que compõem a Auditoria Interna.

III.II. Da previsão de capacitação da equipe de Auditoria Interna do IFAC

Dispõe o artigo 4º, §2º, da Instrução Normativa CGU nº 5, de 2021 que:

Art. 4º (...)

§ 2º A alocação de horas para atividades de capacitação deve considerar o quantitativo mínimo de 40 horas anuais para cada auditor, incluído o titular da unidade, em treinamentos, cursos de pós-graduação lato e stricto sensu e eventos compatíveis com a atividade de auditoria, ao universo de auditoria da UAIG e às competências requeridas dos auditores.

Vale salientar que as ações de capacitação dos auditores internos também encontram respaldo em Acórdãos do TCU, consoante infra transcrito:

Assunto: AUDITORIA. DOU de 12.12.2013, S. 1, ps. 148 e 149. Ementa: recomendação à UFMS para que, com vistas ao saneamento das falhas verificadas e à melhoria da gestão:

a)     promova treinamentos para a atualização dos auditores internos em técnicas de auditorias baseadas em gestão de riscos e análise de controles internos administrativos, de modo a provocar a melhoria da gestão;

b)     estabeleça política de desenvolvimento profissional contínuo de forma que os auditores internos se atualizem, desenvolvam-se e mantenham os conhecimentos e habilidades necessários para o exercício de suas atribuições (itens 9.2.3 e 9.2.4, TC-021.838/2013-5, Acórdão nº 3.382/2013-Plenário).

Assim, o treinamento e a constante reciclagem quanto aos procedimentos e técnicas de auditoria são de significativa importância não só para a qualificação da própria equipe, mas, sobretudo, para que os resultados dos trabalhos realizados contribuam de forma efetiva para o alcance dos objetivos institucionais e programas de governo sob responsabilidade do IFAC.

Importa informar que a AUDIN/IFAC já possui uma POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTOS DE COMPETÊNCIAS para os servidores da Auditoria Interna do IFAC (RESOLUÇÃO/CONSU/IFAC Nº 09, DE 01 DE JUNHO DE 2021), o que possibilita a realização de capacitações de forma planejada e individualizada para cada servidor, a fim de aperfeiçoar o desempenho da equipe mediante aprimoramento de métodos e técnicas de auditoria, tornando suas atividades mais eficazes e eficientes.

Para estabelecer os eventos de capacitação, foram consideradas as competências necessárias de cada auditor para desenvolvimento das atividades de auditoria previstas neste plano, conforme consta no Processo SEI nº 23244.005051/2021-01. Dessa forma, dentre as necessidades de capacitação para 2022, destacamos as ações mínimas necessárias ao cumprimento do PAINT:

Tabela 2: Eventos de capacitação dos servidores da AUDIN/IFAC.

Por fim, destacamos que os eventos de capacitação poderão sofrer alterações, ou ainda, não serem realizados, haja vista a possibilidade de restrição orçamentária e financeira (devido ao panorama atual), a não aprovação do evento pela Alta Gestão do IFAC ou pelo Conselho Superior, entre outros.

IV.    DOS TRABALHOS A SEREM REALIZADOS

Nesta seção apresentam–se os trabalhos definidos como prioritários, dividindo-os segundo quatro critérios:

1) caráter obrigatório estabelecido em normas;

2) solicitação formal pela Alta Administração do IFAC;

3) solicitação formal pelos órgãos de controle interno ou externo;

4) com base em avaliação de riscos; e

5) com base em outras situações devidamente justificativas.

IV.I. Dos trabalhos a serem realizadas em função de obrigação normativa

Nesta seção estão consignados os trabalhos que visam a atender às normas. Dessa forma, estão planejadas para o exercício de 2022 (janeiro a dezembro) 05 (cinco) ações de auditoria:

Tabela 3: Trabalhos realizados em função de obrigação normativa.

IV.II. Dos trabalhos a serem realizados por solicitação da alta administração do IFAC e pelos órgãos de controle interno ou externo

Até o envio desse PAINT à CGU, não houve solicitação de trabalhos pela Alta Administração do IFAC.

Igualmente, não houve solicitação de trabalhos pelos órgãos de controle interno ou externo.

IV.III. Dos trabalhos a serem realizados por motivos diversos

Cumpre informar que por meio do Ofício Circular nº 181/2018GAB DS/DS/SFC-CGU, enviado em 07/01/2019, a CGU, comunicando sobre o Acórdão nº 1178/2018 – TCU Plenário, orientou às auditorias internas dos institutos federais o seguinte:

9.5.1 incluírem em seus planos anuais de atividades, por pelo menos quatro exercícios, trabalhos específicos para verificar:

9.5.1.1.      Cumprimento pela própria IFES ou IF dos requisitos relativos à transparência nos relacionamentos com fundações de apoio referidos acima; e

9.5.1.2.      Cumprimento pelas fundações de apoio credenciadas ou autorizadas pela IFES/IF dos requisitos relativos à transparência citados acima.

9.5.2. Incluírem no conteúdo dos relatórios de gestão anuais das IFES e IF, por pelo menos quatro exercícios, no item geral "Atuação da unidade de auditoria interna" da seção "Governança, Gestão de Riscos e Controles Internos", as conclusões dos trabalhos específicos referidos no subitem 9.5.1, acima, sobre o grau de implementação de cada um dos requisitos de transparência explicitados acima, tanto por parte da própria fundação de apoio quanto por parte da instituição apoiada; "

Orientou ainda que tal inclusão se desse após planejamento baseado em análise de riscos, oportunidade em que a AUDIN avaliaria a pertinência de incluir ou não no PAINT o disposto no referido acórdão.

Dessa forma, as avaliações sugeridas no Ofício Circular nº 181/2018/GAB/DS/SFC-CGU, enviado em 07/01/2019, comunicando sobre o Acórdão nº 1178/2018 – TCU Plenário, foram executadas pela AUDIN/IFAC no exercício de 2020 como resultado de aplicação de metodologia de seleção dos trabalhos com base em fatores de risco (Relatório de Auditoria nº 003/2020, disponível em: https://portal.ifac.edu.br/component/k2/itemlist/category/34.html?Itemid=696).

Por fim, ressaltamos que os trabalhos de avaliação sobre os requisitos relativos à transparência citados acima também deveriam ser incluídos no PAINT do exercício 2021, em atendimento ao disposto no item 9.5.1 do Acórdão nº 1.178/2018 – TCU. No entanto, apesar da Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da Ciência e Tecnologia (FACTO) permanecer atuando junto ao IFAC, não será possível realizar essa avaliação no ano de 2022 tendo em vista a inexistência de projetos nesse momento.

IV.IV. Dos trabalhos a serem realizados com base na avaliação de riscos

Após a análise dos fatores de riscos de todo o universo auditável, objeto do presente plano, aos processos elencados pela Alta Gestão ainda foram aplicados, em caráter complementar, os seguintes critérios:

1) Prioridade para os processos considerados de risco mais elevado;

2) Prioridade para os temas ainda não auditados;

3) Rodízio entre os macroprocessos.

Dessa forma, considerando ainda a atual força de trabalho, a AUDIN/IFAC resolveu selecionar os temas descritos nos itens 5, 7 e 23 da Tabela 06 (matriz de riscos), constante no apêndice desse documento para a realização de auditorias no exercício de 2022 (no período de janeiro a dezembro). Vejamos:

  * Os trabalhos de auditoria selecionados com base em avaliação de risco, devem ser realizados durante o exercício respectivo (janeiro a dezembro), sendo, no mínimo, 3 meses de duração.

** As datas de início e de término dos trabalhos podem sofrer alteração, por diversos motivos alheios a vontade da Auditoria Interna, ou até mesmo não serem realizadas durante o exercício. Ocorrendo esse último caso, o PAINT será encaminhado ao CONSU para nova aprovação e à CGU para conhecimento.

V.     PREVISÃO DE MONITORAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES

A Auditoria Interna, de acordo com a Instrução Normativa CGU/SFC nº 3, de 09 de junho de 2017 e a Instrução Normativa CGU/SFC nº 13, de 6 de maio de 2020 é responsável por monitorar o cumprimento das recomendações emitidas por suas equipes, bem como por acompanhar o atendimento das provenientes do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União (CGU) e do Tribunal de Contas da União (TCU).

As recomendações oriundas da AUDIN/IFAC são monitoradas eletronicamente por meio do software gratuito RedMine disponível no site: http://projetos.ifac.edu.br/projects/audin-controle-das-recomendacoes/issues?query_id=7.

Quanto as recomendações ou determinações expedidas pela Controladoria-Geral da União (CGU) e pelo Tribunal de Contas da União (TCU), a AUDIN/IFAC monitora o cumprimento destas através dos sistemas eletrônicos disponibilizados pelos próprios órgãos de controle, como o e-Aud/CGU (https://eaud.cgu.gov.br/), o e-pessoal: módulo indícios/TCU (https://portal.tcu.gov.br/fiscalizacao-de-pessoal/home/) e o Conecta/TCU (https://portal.tcu.gov.br/carta-de-servicos/detalhe.htm?cod=11).

Para o exercício de 2022 a AUDIN dedicará a carga horária de 200 (duzentas) horas para o monitoramento das recomendações emitidas em trabalhos anteriores e ainda não implementadas, conforme determina o inciso II, do art. 4º da IN CGU nº 05, de 2021.

VI.    DAS ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS PARA FINS DE GESTÃO E MELHORIA DA QUALIDADE DA ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA GOVERNAMENTAL

De acordo com a IN-CGU nº 3, de 9 de junho de 2017, a gestão de qualidade promove uma cultura que resulta em comportamentos, atitudes e processos que proporcionam a entrega de produtos de alto valor agregado, atendendo às expectativas das partes interessadas.

Para atender a esse preceito, ainda segundo o mesmo normativo, a AUDIN/IFAC deve instituir e manter um Programa de Gestão e Melhoria de Qualidade (PGMQ) que contemple toda a atividade de auditoria interna governamental, desde o seu gerenciamento até o monitoramento das recomendações emitidas, tendo por base os requisitos estabelecidos pela IN-CGU nº 3/2017, os preceitos legais aplicáveis e as boas práticas nacionais e internacionais relativas ao tema.

Ressalta que o PROGRAMA DE GESTÃO E MELHORIA DE QUALIDADE (PGMQ) foi aprovado pelo Conselho Superior na 32ª Reunião Ordinária ocorrida em 25/09/2020 (mediante o Processo SEI nº 23244.000249/2020-18). O referido programa foi publicado no Boletim Ordinário nº 69 (Disponível em: https://portal.ifac.edu.br/editais/media/boletins/Boletim_Ano_X_69_2020.pdf), em 16/10/2020, por meio da Resolução/CONSU/IFAC nº 29/2020 que entrou em vigor em 01/12/2020.

Para o exercício de 2022 a AUDIN dedicará a carga horária de 200 (duzentas) horas para a gestão e melhoria da qualidade da atividade de auditoria interna governamental, conforme determina o inciso II, do art. 4º da IN CGU nº 05, de 2021.

VII.   DO TRATAMENTO DAS DEMANDAS EXTRAORDINÁRIAS

Eventualmente, é possível que durante a execução do PAINT possam surgir demandas extraordinárias (não previstas no PAINT) advindas, principalmente, de solicitação expressa da alta gestão; do Conselho Superior do IFAC; ou dos órgãos de controle interno ou externo.

Para as demandas advindas da alta gestão ou do CONSU será utilizado o juízo de admissibilidade por parte do Auditor Chefe, que deverá ponderar acerca da possibilidade de atendimento durante o exercício, levando em consideração critérios como:

a) disponibilidade de horas técnicas;

b) se há tempo hábil para finalização da demanda até o fim do exercício;

c) tempo para planejamento dos trabalhos, leitura e interpretação dos normativos;

d) recursos humanos e materiais envolvidos;

e) acesso a sistemas de informações; ou

f) quaisquer outros motivos que possam impactar na condução e andamentos dos trabalhos anteriormente planejados.

Caso haja deferimento, o Auditor Chefe responderá formalmente a solicitação e expedirá Ordem de Serviço (OS) para a execução da Auditoria Especial, destacando o auditor responsável pela ação, bem como, se necessário, a equipe com a qual desenvolverá o trabalho, o tipo de ação a ser desenvolvida, a natureza dos trabalhos e seu cronograma. Ao final, ainda comunicará ao Conselho Superior e o(a) Reitor(a) sobre o resultado dos trabalhos por meio do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT.

Em caso de indeferimento, pelos motivos já expostos acima, o auditor chefe responderá formalmente sobre a impossibilidade de atendimento, informando que a demanda poderá ser incluída no PAINT do exercício seguinte.

Não obstante, é possível ainda que as demandas extraordinárias sejam advindas de solicitações dos Órgãos de Controle interno e externo para levantamento de informações ou alinhamento com a alta gestão do IFAC para resposta tempestiva das suas demandas. Dessa forma, a AUDIN se empenhará para atende-las dentro do prazo proposto.

Para o exercício de 2022 a AUDIN dedicará a carga horária de 100 (cem) horas para tratamento das demandas extraordinárias advindas da Alta Gestão do IFAC ou do Conselho Superior, e 100 (cem) horas para tratamento das demandas extraordinárias advindas dos órgãos de controle interno ou externo, conforme determina o inciso II, do art. 4º da IN CGU nº 05, de 2021.

VIII.  DOS RISCOS ASSOCIADOS À EXECUÇÃO DO PAINT

Durante a execução do PAINT é possível que ocorram eventos capazes de comprometer a realização das ações planejadas para o exercício. Dessa forma, ao longo do exercício, os trabalhos elencados nesse PAINT poderão sofrer alterações ou não serem executados na ocorrência dos seguintes riscos:

Tabela 4: Riscos associados a execução do PAINT.

Ressalta que todos os riscos são capazes de ocorrer e, caso ocorram, cabe a AUDIN estabelecer meios para mitigar os seus impactos.

No entanto, os únicos riscos que a AUDIN/IFAC ainda é capaz de mitigar (possuindo outros meios para contorna-los) são os descritos no número 1 e 4.

IX.    APÊNDICE - METODOLOGIA UTILIZADA PARA A SELEÇÃO DOS TRABALHOS COM BASE EM AVALIAÇÃO DE RISCOS

A IN SFC Nº 3, de 2017, estabelece que os trabalhos que comporão o plano de auditoria sejam definidos com base em riscos, mas não define uma forma única de fazê-lo, cabendo à AUDIN, de acordo com suas especificidades, estabelecer a metodologia mais adequada para a sua organização.

Para esclarecer o tema, o Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União (CGU) editou o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, o qual destaca três maneiras de se realizar a seleção dos trabalhos com base em riscos: 

1) Seleção dos trabalhos com base na avaliação de riscos realizada pela Unidade Auditada; 

2) Seleção dos trabalhos com base na avaliação de riscos da Unidade de Auditoria Interna Governamental; 

3) Seleção dos trabalhos com base em fatores de riscos.

Inicialmente, o planejamento seria construído com base na AVALIAÇÃO DE RISCOS REALIZADA PELAS UNIDADES A SEREM AUDITADAS que teria como norte a Política de Gestão Riscos implementada pelo IFAC - PORTARIA Nº 1.065 DE 20 DE JULHO DE 2018 (Publicada no Boletim Extraordinário, em 27/07/2018, Ano VIII, nº 51 - https://portal.ifac.edu.br/editais/media/boletins/Boletim_Ano_VIII_51_2018.pdf). No entanto, a referida política informa, em seu artigo 6º, § 2º que “o Manual de Gestão de Riscos do IFAC será elaborado pela PRODIN e disciplinará sobre os elementos imprescindíveis que deverão constar no Plano de cada área” e em seu artigo 8º, caput, que “a operacionalização da Gestão de Riscos deverá ser descrita pela Metodologia de Gestão de Riscos do IFAC, que constará em Manual a ser elaborado pela PRODIN (...)”, porém, até a finalização desse PAINT o referido manual não havia sido elaborado pela Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional, inviabilizando tal alternativa. Vale ressaltar ainda que sequer foram oferecidos cursos/oficinas sobre o tema aos gestores e, tampouco, houve reunião do Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles Internos (CGGRC) para discussão do tema.

Posteriormente, o planejamento deveria ser com base na AVALIAÇÃO DE RISCOS REALIZADA PELA AUDITORIA INTERNA DO IFAC. No entanto, não foi possível, por três motivos: 

1º) não conseguimos dar início ao nosso Planejamento de Avaliação do Controle Interno do IFAC (https://portal.ifac.edu.br/images/conteudo/documentos/plan_avaliacao_ci.pdf), tendo em vista a falta de recursos humanos para a execução dos trabalhos; 

2º)  o trabalho sendo executado se estenderá por mais de um exercício; 

3º) As unidades auditadas ainda não possuem um processo formal de mapeamento e gerenciamento de riscos, frustrando ainda mais o trabalho da Auditoria Interna.

Diante da impossibilidade de seleção dos trabalhos pelas duas alternativas anteriores, a AUDIN/IFAC resolveu criar sua própria matriz de riscos, seguindo a terceira opção. Sendo assim, os trabalhos de auditoria foram selecionados com base na AVALIAÇÃO DOS FATORES DE RISCOS, conforme autoriza o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal na pág. 53, itens 4.1.4 e 4.1.4.3.

A respeito, o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal orienta que uma outra forma de selecionar ou priorizar os trabalhos de auditoria com base em riscos, ainda que indiretamente, seria associar os objetos de auditoria à fatores riscos. Esse método costuma ser executado fundamentalmente em dois estágios: 

1º) definição dos fatores de risco; e 

2º) mapeamento dos objetos (temas) passíveis de serem auditados.

Para a definição dos OBJETOS/TEMAS, primeiramente, a Auditoria Interna consultou o PDI/IFAC 2020-2024 (disponível no site https://www.ifac.edu.br/o-ifac/planejamento-e-desenvolvimento-institucional/plano-de-desenvolvimento-institucional/pdi-2020_2024.pdf/view). Por meio deste documento foi possível identificar 09 (nove) MACROPROCESSOS principais, que auxiliam a instituição a alcançar seus objetivos. Sendo:

- 03 (três) macroprocessos finalísticos: 

1) Ensino,

2) Pesquisa, e

3) Extensão;

- 06 (seis) macroprocessos de suporte: 

1) Gestão Administrativa;

2) Gestão da Tecnologia da Informação;

3) Gestão de Pessoas;

4) Desenvolvimento Institucional;

5) Comunicação, e

6) Assistência Estudantil.

Posteriormente, em atenção ao que dispõe a Seção II, da Instrução Normativa CGU/SFC nº 3, de 9 de junho de 2017, que aprova o Referencial Técnico da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, por meio do Processo SEI nº 23244.000489/2020-12, a AUDIN/IFAC encaminhou o Ofício nº 53/2020/AUDIN/CONSU-IFAC aos gestores das unidades auditadas com o objetivo de solicitar “informações sobre suas expectativas e obter entendimento dos principais processos e dos riscos associados”.

A partir daí e também pelo levantamento das ações de auditoria realizadas em anos anteriores foram obtidos os principais temas/objetos passíveis de serem auditados.

Os FATORES DE RISCO, por sua vez, são empregados para identificar a importância relativa das condições e eventos que poderiam afetar adversamente a organização, podendo ser quantitativos (que podem ser mensurados) ou qualitativos (que possuem certo grau de subjetividade). Não existe uma regra única para essa definição, mas a AUDIN/IFAC definiu os fatores de risco que considerou mais adequados à realidade da Unidade Auditada.

Dessa maneira, a fim de selecionar e priorizar os trabalhos de auditoria com base em riscos, ainda que indiretamente, foram adotados os seguintes fatores de riscos: MATERIALIDADE, RELEVÂNCIA E CRITICIDADE (Tempo e Falhas).

Quanto à MATERIALIDADE, refere-se ao montante de recursos orçamentários ou financeiros alocados para uma determinada área. Levou-se em consideração: 

1º)  a Previsão Orçamentária descrita no Plano de Desenvolvimento Institucional do IFAC – PDI/IFAC 2020-2024 (disponível no site https://portal.ifac.edu.br/pdi.html); 

2°) o Plano de Distribuição Orçamentária – PDO (Pág. 175 do PDI/IFAC 2020-2024. Foi considerada a proposta orçamentária e sua execução para determinação do fator, ou seja, quanto maior fosse o volume de recursos orçamentários envolvidos, maior seria o fator.

Ocorre que no PDI/IFAC 2020-2024 os recursos financeiros previstos não estavam separados por eixo temático ou área estratégica, mas sim, por natureza de despesa (Pessoal, Custeio e Investimento).

Dessa forma, a AUDIN/IFAC tentou enumerar a materialidade de acordo com as despesas já realizadas pelo IFAC no exercício de 2020, utilizando-se a planilha com o orçamento das despesas (Disponível no site: http://www.portaldatransparencia.gov.br/download-de-dados/orcamento-despesa. Acesso em: 05/10/2020), ou seja, para cada elemento de despesa descrito procuramos verificar o quanto do orçamento já foi realizado. A avaliação considerou as seguintes pontuações: (1) De R$ 0,00 a R$ 1.000.000,00; (2) De R$ 1.000.000,01 a R$ 10.000.000,00; (3) De R$ 10.000.000,01 a R$ 20.000.000,00; (4) De R$ 20.000.000,01 a R$ 50.000.000,00; (5) Acima de R$ 50.000.000,00.

Quanto à RELEVÂNCIA, relaciona-se com a importância do processo no âmbito do IFAC, sob o ponto de vista do interesse público. Levou-se em consideração se o processo tem relação com o Plano Estratégico da Instituição. 

A avaliação considerou as seguintes pontuações: 

(1) atividade coadjuvante; ou

(5) atividade relacionada à sua missão.

Esse critério está voltado às políticas da instituição, sendo possível neste caso utilizar como base o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI, que de acordo com o “caput” do artigo 2º do Decreto Federal nº 7.423, de 31 de dezembro de 2010, é o instrumento pelo qual as IFES estabelecem seus programas, projetos, atividades e operações que levem à melhoria mensurável das suas condições para o cumprimento eficiente e eficaz de sua missão. “In verbis”:

Art. 2º  Para os fins deste Decreto, entende-se por desenvolvimento institucional os programas, projetos, atividades e operações especiais, inclusive de natureza infraestrutural, material e laboratorial, que levem à melhoria mensurável das condições das IFES e demais ICTs, para o cumprimento eficiente e eficaz de sua missão, conforme descrita no Plano de Desenvolvimento Institucional, vedada, em qualquer caso, a contratação de objetos genéricos, desvinculados de projetos específicos.

Quanto à CRITICIDADE, trata-se da composição dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das fraquezas, dos pontos de controle com riscos latentes, etc. Por sua vez, foi dividida em dois subcritérios: 

a) Intervalo de TEMPO entre a última auditoria realizada e o momento do planejamento. A avaliação considerou as seguintes pontuações: 

(1) menos de 12 meses;

(2) de 12 a 24 meses;

(3) de 25 a 36 meses;

(4) de 37 a 48 meses;

(5) mais de 48 meses; 

b) FALHAS (fragilidades ou inconformidades) constatadas em auditorias já realizadas pela CGU, pelo TCU ou pela AUDIN. A avaliação considerou as seguintes pontuações: 

(1) sem falhas;

(3) falhas constatadas pela AUDIN;

(5) falhas constatadas pela CGU ou TCU.

Após a definição dos fatores de riscos, foi realizada a pontuação de cada tema. Em seguida, realizamos a contabilização do resultado estabelecendo o grau de risco (média entre os fatores) de cada tema, para que os trabalhos de auditoria fossem ordenados de modo que aqueles que recebessem maior “nota” fossem considerados prioritários, de acordo com o artigo 4º, §1º, da IN nº 5, de 2021. Vejamos:

Tabela 5: Média x Grau de Risco

Observa-se, de acordo com a tabela acima, que quanto maior é o resultado, maior será o grau de risco. Dessa forma, os temas prioritários foram classificados como críticos, seguidos por alto, médio e baixo.

A tabela a seguir detalha os macroprocessos, seus temas e o grau de risco:

Tabela 6: Matriz de Risco.

Conforme a tabela 3, dos 47 (quarenta e sete) temas, 26 (vinte e seis) foram classificados como risco ALTO e 21 (vinte e um) temas foram classificados como risco MÉDIO. Não tivemos nenhum classificado como grau de risco BAIXO. Devido a sua atual força de trabalho, a AUDIN não tem condições de realizar avaliação em todos esses temas, deixando assim, a avaliação da pertinência de execução dos mesmos para os próximos exercícios, se não houverem mudanças.

Ademais, para a seleção dos trabalhos, a AUDIN/IFAC aplicou ainda, em caráter complementar, os seguintes critérios:

1) Prioridade para os processos considerados de risco mais elevado;

2) Prioridade para os temas ainda não auditados;

3) Rodízio entre os macroprocessos.

Desta forma, os temas selecionados para serem auditados em 2022 se encontram descritos no item IV.IV desse relatório.

Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço da data 08/03/2022.